Email 分享問卷

透過 Email 分享問卷，可以將問卷邀請信寄送給指定的寄發名單，並追蹤每次寄送的狀態與填答結果。

Email 分享問卷可協助您：

• 透過 Email 寄送問卷給指定的寄發名單。
• 設定立即寄送或排程寄送時間。
• 自訂 Email 主旨與內容，並可自動帶入收件人姓名與企業 Logo。
• 即時查看寄送的狀態、收件結果與填答紀錄。

該如何使用 Email 分享問卷？

進入「問卷分享」頁籤後，點擊 Email 卡片即可進入設定頁面，各欄位說明如下：

Email 分享設定頁面

1. 分享標題： 系統會自動帶入預設名稱，此欄位僅用於後台辨識本次寄送紀錄，收件人不會看到您設定的內容，可自行修改。

2. 收件人必填：可選擇一或多個名單作為寄送對象，可透過 寄發名單管理 上傳收件人名單。

💡 若同一收件人存在於多個名單中，系統會自動去除重複寄送。💡 寄送對象以「建立寄送當下的名單內容」為準，後續編輯名單不影響此次寄送。

3. 寄件人不可編輯：顯示您於系統設定的通知信寄發信箱。

4. 排程寄發時間：可設定 Email 的寄送時間，支援立即寄送或排程寄送，時間以半小時為單位選擇。

💡 若未設定排程寄發時間，系統將於按下確認後立即寄出信件。💡 必須選擇未來時間；若選擇時間早於目前時間，確認後系統將立即開始寄發

5. Email 主旨必填：系統提供預設主旨，您可自行修改。

6. 信件內容必填：支援基本文字格式與超連結，可使用變數帶入收件人姓名。

7. 套用企業主題色：開啟後，信件中的按鈕樣式將套用企業主題色。

8. 顯示企業 Logo 外觀： 開啟後，信件內容上方將顯示企業 Logo。

9. 寄送測試信：可先寄送測試信，確認信件內容與樣式。

10. 取消訂閱：不可編輯： 收件者收到後，可以點擊該連結取消訂閱您所發送的通知。

寄送後的管理與追蹤

寄送完成後，可於「分享問卷」頁面下方查看過往分享紀錄。

分享紀錄總覽

寄送狀態說明如下，點擊右側 ⋯ 可進一步操作：

狀態 說明 可操作行為 待寄發 排程時間尚未到，尚未進入寄送佇列。 編輯信件、取消寄發 寄發中 系統正在處理寄送作業中。 查看信件、查看填答紀錄 寄發完成 所有信件已完成寄送。 查看信件、查看填答紀錄 寄發異常 寄送過程發生錯誤。 查看信件、查看填答紀錄

1.取消寄發： 僅能於 待寄發 狀態執行。
取消後，原先設定的信件內容將會被完全刪除。

2.編輯信件： 僅能於 待寄發 狀態執行。
點擊後將開啟信件編輯頁，並帶入原先設定的信件內容。

3.查看信件： 可於 寄發中、寄發完成、寄發異常 狀態執行。
除分享標題外，其餘欄位皆為不可編輯，僅供檢視。

4.查看填答紀錄： 可於 寄發中、寄發完成、寄發異常 狀態執行。

頁面會顯示本次寄發的收件人狀態與填答情況， 點擊表頭旁圖示可進行升冪／降冪排序。

• 收件 / 填答狀態說明：

狀態 說明 收件成功 信件已成功寄出，且收件人已收到信件，未遭到退信。 收件失敗 信箱不存在、伺服器拒收等狀況被退信。 處理中 系統正在寄發中，尚未確定結果。 處理異常 系統發生暫時性錯誤，信件未成功寄出。 已填答 已收到問卷，並完成填答。 未填答 已收到問卷，尚未進行填答。

• 關鍵字搜尋：即時篩選列表中的收件人姓名或 Email 欄位。
• 狀態篩選：支援依收件狀態與填答狀態進行篩選。

• 資料匯出：支援 Excel、CSV 格式，點擊右上方「匯出檔案」即可下載。

常見問題

• 同一收件人存在於多個名單中，會收到多封信嗎？
  不會，系統會自動去除重複寄送。
• 寄送設定完成後，編輯寄發名單會影響這次寄送嗎？
  不會，寄送對象以建立寄送當下的名單內容為準，後續編輯名單也不會影響此次寄送。
• 沒有設定排程，信件什麼時候寄出？
  確認寄發後，系統將立即開始寄送。
• 寄發完成後可以修改信件內容嗎？
  不可以，寄發完成或寄發中的信件僅供檢視。
• 收件人取消訂閱後還會收到信件嗎？
  不會，取消訂閱後該聯絡人將不再收到任何 Email。

此功能為 SurveyCake 企業版方案 限定功能，如對此功能有興趣，歡迎填寫企業版體驗表單與我們聯繫。

Summary

透過 Email 分享問卷，您可以在 SurveyCake 中一次完成問卷寄送、排程設定與寄送後追蹤，清楚掌握每一封信的寄送狀態與實際填答結果，讓問卷邀請更有效率、管理更有依據。